「ペーパーレス化」のポイントとは?

ペーパーレス化とは

今まで紙に印刷していた多くの種類の情報や書類を電子化(データ化)し、紙の使用量を削減するという取り組みのことです。

今までは、環境保護や企業のコスト削減が目的となっていましたが、最近では業務効率化や生産性の向上、テレワーク環境の構築など、働き方改革の一環として取り組むケースが増えてきているようです。そして、 電子契約サービスの普及により紙の契約書類も電子化できるようになりました。

新型コロナウイルスの影響で、原則在宅勤務・テレワークとなっていながらも、印鑑押印のための出社が問題視されていました。この問題により、ビジネス文書・契約書類のペーパーレス化を検討しているという企業も多いのではないでしょうか。

身近なペーパーレス化を例えると、

・バーコードやQRコードを利用したキャッシュレス決済

・交通系ICカードによる交通機関の利用

・新聞や雑誌、書籍、チラシなどの電子化

といったものが挙げられます。上記のペーパーレス化は、当たり前になりつつあります。

ペーパーレス化のメリット

・コスト削減

印刷なしに、必要なデータを社員へ共有することが出来ます。

・業務効率化と生産性向上

電子化された情報は、検索機能を利用して必要なときに必要な情報を見つけ出すことが出来ます。

・情報セキュリティの向上

電子化した情報は、限られたネットワーク回線上でしか閲覧できないよう制限をかけたり、データそのものにパスワードをかけて保存をすることが出来るため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが出来ます。

ペーパーレス化の課題

・利用方法と管理ルールの周知徹底

書類の保存方法によっては、一定のITスキルが必要となることがあります。例えば、電子契約サービスやクラウドなどを新たに導入した場合、利用方法や管理ルールを全社員へ周知し、徹底する必要があります。紙の書類とは異なる管理ルールを全社員が把握し、実施できる環境作りが課題となるでしょう。

・ITトラブルで閲覧できない可能性

利用端末やインターネット環境の不調により、書類や資料が閲覧できなくなる可能性があります。クラウド上に保存されている場合、会議の途中で回線の不調により資料が使えないということが起こり得るため、バックアップや予備の端末、ローカルデータなど万が一に備えた対策を考えておく必要があるでしょう。

・セキュリティ上のリスク発生

セキュリティの向上が見込めるペーパーレス化ですが、管理や運用方法によってはセキュリティのリスクが大きくなる可能性があります。データの複製・編集・ダウンロードが自由に行える状態で保管されている場合や、利用・管理ルールの徹底がされていない場合、私用端末から情報漏洩するといったことが考えられるでしょう。

これからのペーパーレス化

ペーパーレス化によるメリットと課題をお伝えしましたが、ペーパーレス化の成果はすぐに分かるものではありません。

テレワーク・在宅勤務が働き方の1つとして定着していくことが考えられている中で、ペーパーレス化の課題点を踏まえたうえで、システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス化に向けた環境を整備できる人材がいないという場合は、IT知識、業務知識に精通したITアドバイザーに頼むというのも一つの手と言えます。

イノベーションデザインラボでは、IT活用を検討されている企業様に、
効果の可視化とIT活用のアドバイザーとしてお手伝いすることができます。

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