企業の9割が効果を実感!請求書電子化の3つのポイント

2005年に制定された「e-文書法」によって、従来法令により書面(紙)での保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することが容認されました。それにより、書類の電子化が進んでいます。

電子化された請求書は有効?

そもそも、電子化された請求書が法的にどれほど有効なのでしょうか。

基本的には、双方が請求を認識して確認が取れていれば問題がありません。
更に言うと、このやり取りが証明となります。税務調査など事実確認が必要な場合は、PDFなどの電子データで請求書が存在すれば問題ありません。

請求書電子化のメリットを感じる企業は9割以上

2018年にコンカーから発表された 「電子帳簿保存法による請求書電子化、企業の取り組み状況の実態調査」 によると、
請求書電子化によるメリットを感じる企業は全体で92%と非常に高く、その中で、保管・輸送のコスト削減に関しては、91%の企業がメリットを感じるという結果が明らかとなりました。

続く請求書入力業務の負担軽減は73%、管理部門の請求書内容チェックの負担軽減は70%、管理職による承認業務の負担軽減は66%、税務調査時の手間の軽減69%と、請求処理業務の負担軽減にメリットを感じるという結果となりました。

「改正電子帳簿保存法、企業の取り組み状況の実態調査」
(2017年7月28日: https://www.concur.co.jp/newsroom/article/pr_denshi-chobo-hozon-hou-survey

トラブルを防ぐ!電子請求書作成の3つのポイント

① 請求書のフォーマットはPDFなど複製がしにくいものを作成するようにしましょう。

ExcelやWordなど編集可能なソフトで作成してしまうと、簡単に内容を変更することができてしまいます。ですので、メールでの請求書送付は、PDF形式の請求書を添付するのが一般的です。

② 印鑑は捺印後、再度PDF化で偽装リスク回避

印鑑については、もともと請求書に押す必要はありません。

ただし、印鑑を押すことで、偽造のリスク回避をすることができます。
方法としては、一度印刷して捺印後、再度PDF化する場合があります。  

③ 受取り側の保存方法

送付された請求書は、基本的には印刷し、紙で保存することが求められます。
しかし、変更の3ヶ月前に税務署長に申請を行う必要があり、改ざん防止のために電子署名やタイムスタンプ(最後に変更された時間を証明するもの)が必要となります。

このように、電子化された請求書の保存は多くの要求があるため、印刷して紙で保存しているケースが多いようです。
電子化された請求書などを保存できるように対応したサービスも多く出回っておりますので、そちらを検討することもおすすめです。

電子請求書の保存はIT導入で効率化

電子請求書に移行したいけど、保存環境が対応していない、社内の情報保管に不安があるという企業の声は少なくありません。

クラウドサービスも多く出回っているが比較ができない、自社の業務に合わせて一括管理したいという場合は、まずはアドバイザーに相談してみるのも一つの手段です。

イノベーションデザインラボでは、IT活用を検討されている企業様に、
効果の可視化とIT活用のアドバイザーとしてお手伝いすることができます。

まずは、従来業務のお悩みをお聞かせください。

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