業務改善は中小企業こそ取り組みやすい!具体的な業務改善プロセスとは

実は、企業規模が小さいほど業務改善は成功しやすいとされています。

その理由が「組織全体の業務を見渡しつつ改善に取り組みやすいから」です。
中小企業の経営者は社内ほとんど全ての業務内容や流れを把握しており、かつ改善案の影響範囲を把握しています。

ですので、業務を経営者の権限によって比較的容易に変更することができます。「中小企業ほど業務改善に成功しやすい」と考え、積極的に取り組むことが大切です。

しかし、だと言って簡単なものではありません。
人材ひとりひとり、業務改善への理解が必要です。経営者だけではなく、セクションごとの業務を理解した上で、業務改善をスタートさせる必要があります。

業務改善の4つの指針『ECRS』とは?

ECRS(イー・シー・アール・エス、またはイクルス)は、

(1)Eliminate(排除)
(2)Combine(統合)
(3)Rearrange(順序入れ替え)
(4)Simplify(簡素化)

の頭文字から取ったもので、順番に検証していくことで、無駄な業務を減らし、仕事の効率化を図ることができます。

Eliminate 不要なものを洗い出し、排除を進める

業務には、本当に必要かと判断に困る業務が存在することがあります。
例えば、定例の会議や打ち合わせ、コストに見合うだけの成果・利益が得られない営業活動など。
不要なものを洗い出し、無くすことは業務改善において最も少ない労力で高い効果が得られる施策です。

Combine 類似する業務の統合

例として、似た業務をするセクションが複数あった場合、統合することで必要な人員、設備、備品の削減が図れます。

会議に関しても、 同じメンバーばかり集まっているのならば、会議室に集める時間なども考慮すると会議回数はできる限り少ない方が生産性がアップします。

また逆に、大型化し業務が煩雑になってしまった部署を分割することで効率化を図ることもあります。

Rearrange 作業順序の再構成

業務マニュアルやプロセスは、必ずしもそれが本当に適切であるかは分かりません。業務プロセスを組み変えることで、業務効率がアップする可能性があります。

例えば、単純なデータ入力の手順を変えるだけで入力作業の時間が短縮されたり、組み替えられるポイントが出てくるでしょう。
日常業務にも似たような事象が隠されています。それを洗い出し、順序変更をしていきます。

Simplify 業務の簡易化

最終的には業務を簡単にすることを検討します。
業務内容やチェック手順などを簡単にすることができれば、人手の軽減と時間短縮に繋がり、業務改善を実現できます。

例えば、資料作成にテンプレートを用意したり、業務の一部をアウトソーシングするのも手段としてあります。
また、業務改善のためにAIやRPAなどのITツールを取り入れることでも生産性を大幅に向上できます。

業務を簡単にするためには準備期間や時に投資も必要ですが、投資以上の効果・利益が得られるように改善計画を練ることで、業務改善を実現することが可能です。

業務自動化の導入は専門家に頼むのも手

ITに疎い、IT知識、業務知識に精通したITアドバイザーに頼むというのも一つの手と言えます。

イノベーションデザインラボでは、IT活用を検討されている企業様に、
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まずは、従来業務のお悩みをお聞かせください。

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