実は、企業規模が小さいほど業務改善は成功しやすいとされています。
その理由は「組織全体の業務を見渡しつつ改善に取り組みやすいから」です。
中小企業の経営者は社内ほとんど全ての業務内容や流れを把握しており、かつ改善案の影響範囲を把握しています。ですので、業務を経営者の権限によって比較的容易に変更することができます。「中小企業ほど業務改善に成功しやすい」と考え、積極的に取り組むことが大切です。
とはいえ、簡単なものではありません。
人材一人ひとりの 業務改善への理解が必要です。経営者だけではなく、セクションごとの業務を理解した上で、業務改善をスタートさせる必要があります。
業務改善の必要性が出てきた背景として「働き方改革」が挙げられます。「働き方改革」自体は働き方改革関連法が成立した2018年ごろから言われていたことではあります。しかしコロナ渦において以前とは異なった労働環境で、いかに商品・サービスの品質向上、コストの削減ができるかが大きな課題となったことで、業務改善の必要性が多くの企業で認識されるようになったように思います。
業務改善を行うことで得られる効果としては以下が挙げられます。
・コストの削減
・業務効率化
・生産性向上
・労働環境の改善
ビジネスの現場では、「無駄な業務」が数多く存在します。例えばアナログなデータ入力や書類整理、紙の書類にハンコを押すためだけに出社する、などがあげられます。人の手で行うデータ入力はミスも起こりやすく、物理的な書類の受け渡しは労働環境の改善を阻害する原因にもなるでしょう。無駄な業務を省くためにも業務改善は大切です。
ECRS（イー・シー・アール・エス、またはイクルス）は、
（1）Eliminate（排除）
（2）Combine（統合）
（3）Rearrange（順序入れ替え）
（4）Simplify（簡素化）
の頭文字から取ったもので、順番に検証していくことで、無駄な業務を減らし、仕事の効率化を図ることができます。
業務には、本当に必要かと判断に困る業務が存在することがあります。
例えば、定例の会議や打ち合わせ、コストに見合うだけの成果・利益が得られない営業活動など。
不要なものを洗い出し、無くすことは業務改善において最も少ない労力で高い効果が得られる施策です。
例として、似た業務をするセクションが複数あった場合、統合することで必要な人員、設備、備品の削減が図れます。
会議に関しても、 同じメンバーばかり集まっているのならば、会議室に集める時間なども考慮すると会議回数はできる限り少ない方が生産性がアップします。
また逆に、大型化し業務が煩雑になってしまった部署を分割することで効率化を図ることもあります。
業務マニュアルやプロセスは、必ずしもそれが本当に適切であるかは分かりません。業務プロセスを組み変えることで、業務効率がアップする可能性があります。
例えば、単純なデータ入力の手順を変えるだけで入力作業の時間が短縮されたり、組み替えられるポイントが出てくるでしょう。
日常業務にも似たような事象が隠されています。それを洗い出し、順序変更をしていきます。
最終的には業務を簡単にすることを検討します。業務内容やチェック手順などを簡単にすることができれば、人手の軽減と時間短縮に繋がり、業務改善を実現できます。
例えば、資料作成にテンプレートを用意したり、業務の一部をアウトソーシングするのも手段としてあります。また、業務改善のためにAIやRPAなどのITツールを取り入れることでも生産性を大幅に向上できます。
人為的ミスを減らしながら業務効率化を図るにはシステムの導入をするのも一つの手といえます。システムを導入することで、人為的ミスの削減だけでなく、紙で管理していた書類の申請・承認をシステム上で行うことが可能となり、出社の手間を省くことができるなど様々なメリットが考えられます。
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