今まで打ち合わせでは多くの紙の資料、契約書、申請書などが配られていました。過去の書類を見る場合は、保管場所のキャビネットから探し出すということもあったのではないでしょうか。
現在デジタルやシステムがますます進歩するにつれ、紙書類からデジタルデータへの移行は多くの企業が取り組んでいる業務のひとつです。
書類の電子化の目的は様々で、企業状況や企業方針によって異なります。資源を大切にするという環境面を考慮している企業もあれば、社員の生産性向上・ワークスタイルの変革を行うために書類の電子化に取り組んでいる企業もあるようです。 テレワーク対応が急速に進んだ2020年、従来の働き方から少しずつ変化が求められています。書類の電子化は新しい一歩を踏み出す、良い機会になるのではないでしょうか。
書類の電子化は、以前から取り組まれていたことですが、ここ数年のスマートフォンやタブレットの普及に伴い、書類の電子化がますます進んでいます。
スマートフォンやタブレットがビジネスの場面で普及する前は、電子化された書類はオフィス内でのみ利用されているもので、現場の打ち合わせでは紙の書類を利用していることがほとんどでした。ですが、モバイル端末の普及により仕事環境は一変し、現場でも電子化が急速に進んでいます。また、オフィス内でもスキャナーやプリンターの進歩により今までよりも電子化することが簡単になり、多くの企業が取り入れ始めています。 書類を電子化することで、 外出先や自宅でも資料が見れるようになり、さらに、紙書類が少なくなることで印刷コストの削減も可能となります。
稟議書や複数の決裁者を経由する書類は、紙の場合、物理的な移動が発生し、多くの時間がかかってしまうことも少なくありません。また、データでのやり取りに紙の資料が入り込んでしまうことで、業務スピードが遅くなってしまうこともあるでしょう。業務の効率化をアップするためには、書類を電子化して管理することで業務スピードが改善され、社内外問わずより良いサービスを提供することが出来るようになります。
また、テレワークという働き方が定着しつつありますが、契約・申請・発注・依頼・共有などさまざまなコミュニケーションを通して仕事は成り立っています。テレワークを取り入れていても、資料を作成し、メールで添付送付、印刷、PDF化して郵送といった流れでは、テレワークを取り入れている意味がなくなってしまいます。 そこで、ワークフローシステムなどシステム導入を検討してみるのはいかがでしょうか。もしくは、ワークフロー機能が付いている勤怠管理システム、労務管理システムなどを活用できれば、業務が効率よく進むでしょう。
電子化を進めるにあたって、システムの導入を検討している場合、目的は何か、導入後の目標は何かを決めておくことが大切です。そして、運用目的に合ったシステムを選び、社内の効率化を図りましょう。
システムの導入には、コストや労力がかかり、全社員に浸透するまでに時間がかかることもあります。しかし、電子化への取り組みが遅れるほど、電子化を実現している企業に遅れを取ることになりかねません。
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